ทำบัญชีด้วยมือยุ่งยาก เสียเวลา และผิดพลาดง่าย โปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้หมด ทำให้บันทึกรายรับรายจ่ายเร็วขึ้น ถูกต้องขึ้น และออกรายงานได้ทันที แต่ตลาดมีโปรแกรมให้เลือกมากมาย แต่ละตัวมีจุดเด่นและราคาต่างกัน จะเลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจและไม่เสียเงินเปล่า วันนี้มาหาคำตอบกัน
ความหมายและประโยชน์
โปรแกรมบัญชีคือซอฟต์แวร์ที่ช่วยบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของธุรกิจ ตั้งแต่รับเงิน จ่ายเงิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน ไปจนถึงออกรายงานทางการเงินอย่างงบกำไรขาดทุน งบดุล และรายงานอื่นๆ ที่จำเป็น แทนที่จะเขียนในสมุดหรือใช้ Excel ที่ต้องคำนวณเอง โปรแกรมทำให้อัตโนมัติและลดความผิดพลาด
ประโยชน์หลักคือประหยัดเวลามหาศาล งานที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันอาจเสร็จภายในไม่กี่นาที บันทึกรายการซ้ำๆ กดปุ่มเดียวก็เสร็จ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ลดข้อผิดพลาดจากคนคำนวณผิดหรือพิมพ์ผิด โปรแกรมคำนวณอัตโนมัติและตรวจสอบความสมดุล ถ้ามีอะไรผิดปกติจะแจ้งเตือน ออกรายงานได้ทันทีเมื่อต้องการ ไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งแล้วจัดทำใหม่
ช่วยวางแผนและตัดสินใจได้ดีขึ้น เพราะเห็นภาพรวมการเงินชัดเจน รู้ว่ามีเงินเท่าไหร่ ลูกหนี้ค้างเท่าไหร่ เจ้าหนี้ต้องจ่ายเมื่อไหร่ สินค้าเหลือเท่าไหร่ วิเคราะห์และปรับปรุงได้ทันท่วงที รองรับมาตรฐานบัญชีและกฎหมายภาษี ช่วยให้ทำบัญชีถูกต้องตามหลักการและยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง ลดปัญหากับกรมสรรพากร
ประเภทและรูปแบบ
โปรแกรมติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ หรือ On-Premise Software ต้องซื้อลิขสิทธิ์ครั้งเดียวแล้วติดตั้งใช้เอง ข้อดีคือไม่ต้องเสียค่าบริการรายเดือน ข้อมูลอยู่ในเครื่องเองควบคุมได้ และใช้ได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต ข้อเสียคือราคาแรกแพง ต้องดูแลอัพเดตเอง มีปัญหาต้องแก้เอง และเข้าถึงได้แค่เครื่องที่ติดตั้ง โปรแกรมยอดนิยมในกลุ่มนี้ได้แก่ Express, MYOB และโปรแกรมต่างประเทศอื่นๆ
โปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือ Cloud Accounting กำลังได้รับความนิยมสูง ใช้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชัน ไม่ต้องติดตั้งอะไร เสียค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ข้อดีคือราคาเริ่มต้นถูก ไม่ต้องดูแลระบบเอง อัพเดตอัตโนมัติ เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต และหลายคนใช้พร้อมกันได้ ข้อเสียคือต้องจ่ายค่าบริการต่อเนื่อง ถ้าหยุดจ่ายใช้ไม่ได้ ต้องมีอินเทอร์เน็ต และข้อมูลอยู่กับผู้ให้บริการต้องไว้ใจว่าปลอดภัย
โปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับธุรกิจทั่วไป มีฟีเจอร์พื้นฐานครบ ราคาถูก เหมาะกับ SME และธุรกิจเล็ก โปรแกรมสั่งทำพิเศษ ปรับแต่งตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจ แพงกว่าแต่ตรงใจมากกว่า เหมาะกับธุรกิจใหญ่หรือธุรกิจที่มีความต้องการพิเศษ โปรแกรมแบบ Module สามารถเลือกซื้อเฉพาะส่วนที่ต้องการ เช่น ซื้อแค่ส่วนบัญชีก่อน ภายหลังค่อยเพิ่มส่วนคลังสินค้าหรือส่วนอื่นๆ ยืดหยุ่นและประหยัด
ฟีเจอร์ที่ควรมี
บันทึกรายรับรายจ่ายพื้นฐาน เป็นฟีเจอร์หลักที่ทุกโปรแกรมต้องมี บันทึกทุกธุรกรรมทางการเงิน มีบัญชีแยกประเภท ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่นๆ ครบถ้วน จัดการลูกหนี้และเจ้าหนี้ ออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ติดตามว่าใครค้างชำระ ครบกำหนดเมื่อไหร่ ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ และออกรายงานอายุหนี้ จัดการสินค้าคงเหลือ บันทึกสินค้าเข้าออก รู้ว่ามีสินค้าเหลือเท่าไหร่ตลอดเวลา แจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด และคำนวณต้นทุนสินค้า
ออกรายงานทางการเงินครบถ้วน งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด งบทดลอง และรายงานอื่นๆ ที่จำเป็นต่อผู้บริหารและผู้สอบบัญชี จัดการภาษี คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีอื่นๆ ออกรายงานภาษีพร้อมยื่นได้ทันที ลดความยุ่งยากและความผิดพลาด หลายผู้ใช้พร้อมกัน ถ้าเป็นธุรกิจที่มีหลายคนดูแลบัญชี ต้องมีระบบสิทธิ์ใช้งานแยกกัน คนบันทึกรายการไม่ควรลบหรือแก้ไขได้ มีแต่หัวหน้าบัญชีหรือผู้บริหารเท่านั้น
เชื่อมต่อระบบธนาคาร Import รายการเดินบัญชีจากธนาคารอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ทีละรายการ ประหยัดเวลามาก สำรองข้อมูลอัตโนมัติ ป้องกันข้อมูลหายจากไฟดับ คอมพิวเตอร์เสีย หรืออุบัติเหตุอื่นๆ สำคัญมาก ลงทุนทำบัญชีมานานถ้าข้อมูลหายจะเสียใจมหาศาล รองรับมาตรฐานบัญชีไทย รายงานที่ออกมาต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ผู้สอบบัญชีและกรมสรรพากรยอมรับ
เลือกอย่างไรให้เหมาะสม
พิจารณาขนาดธุรกิจ ธุรกิจเล็กหรือร้านค้าเดี่ยวใช้โปรแกรมออนไลน์แบบพื้นฐานราคาถูกก็พอ ธุรกิจขนาดกลางควรเลือกที่มีฟีเจอร์ครบและรองรับหลายสาขา ธุรกิจใหญ่ต้องใช้โปรแกรมระดับองค์กรที่เชื่อมกับระบบอื่นๆ ได้ ดูธรรมชาติธุรกิจ ถ้าขายของเยอะต้องมีระบบคลังสินค้าที่ดี ถ้าเป็นธุรกิจบริการอาจไม่ต้องซับซ้อนมาก ถ้ามีสาขาหลายแห่งต้องเชื่อมข้อมูลกันได้
งบประมาณเป็นปัจจัยสำคัญ โปรแกรมมีราคาตั้งแต่ไม่กี่ร้อยบาทต่อเดือนไปจนถึงหลายแสนหรือหลายล้านบาท ต้องชั่งน้ำหนักระหว่างความสามารถกับราคา ไม่จำเป็นต้องซื้อของแพงที่สุดถ้าไม่ได้ใช้ฟีเจอร์ทั้งหมด ลองใช้ฟรีก่อน หลายโปรแกรมมี Free Trial 7-30 วัน ลองจริงว่าใช้งานง่ายหรือไม่ ฟีเจอร์ตรงความต้องการหรือไม่ ก่อนตัดสินใจซื้อ
ดูรีวิวและคำแนะนำจากคนที่ใช้จริง ค้นหาในอินเทอร์เน็ตหรือถามเพื่อนที่ทำธุรกิจ ว่าเขาใช้อะไรและพอใจหรือไม่ มีปัญหาอะไรบ้าง ช่วยตัดสินใจได้ดีกว่า บริการหลังขายสำคัญมาก มี Support Team ที่ตอบเร็วและช่วยแก้ปัญหาได้จริงหรือไม่ มีอบรมใช้งานหรือไม่ มีคู่มือที่เข้าใจง่ายหรือไม่ เพราะแม้โปรแกรมดีแค่ไหนถ้าใช้ไม่เป็นหรือมีปัญหาไม่มีคนช่วยก็ไร้ประโยชน์
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
อย่าเลือกเพราะถูกที่สุด ถูกแต่ใช้ไม่ได้หรือไม่ตรงความต้องการก็เสียเงินเปล่า ควรเปรียบเทียบระหว่างราคากับคุณค่าที่ได้ อย่าซื้อแพงเกินความจำเป็น ถ้าเป็นธุรกิจเล็กไม่ต้องใช้โปรแกรมระดับองค์กรที่ราคาหลักแสน ใช้แบบพื้นฐานก่อนพอธุรกิจโตค่อยอัพเกรด อย่าลืมเช็คความเข้ากันได้ ถ้ามีระบบอื่นอยู่แล้ว เช่น ระบบ POS หรือ E-commerce ต้องเช็คว่าเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีใหม่ได้หรือไม่
อย่าประมาทเรื่องสำรองข้อมูล แม้โปรแกรมจะมีระบบสำรองอัตโนมัติ ควรสำรองเพิ่มเองอีกชุดไว้ที่อื่นเผื่อโปรแกรมมีปัญหา อย่าให้คนเดียวดูแลทั้งหมด ถ้าคนนั้นลาหรือลาออกธุรกิจจะมีปัญหา ควรมีอย่างน้อย 2-3 คนที่รู้วิธีใช้โปรแกรม อย่าไว้ใจ 100% ต้องตรวจสอบความถูกต้องเป็นระยะ โปรแกรมอาจมี Bug หรือคนบันทึกผิด สุ่มตรวจเดือนละครั้งหรือสองครั้ง
โปรแกรมบัญชีช่วยบันทึกธุรกรรมทางการเงิน ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และออกรายงานได้ทันที มีทั้งแบบติดตั้งบนคอมพิวเตอร์และแบบออนไลน์ ฟีเจอร์ที่ควรมีได้แก่ บันทึกรายรับรายจ่าย จัดลูกหนี้เจ้าหนี้ จัดสินค้าคงเหลือ ออกรายงานการเงิน จัดภาษี หลายผู้ใช้ เชื่อมธนาคาร สำรองข้อมูล และรองรับมาตรฐานบัญชีไทย เลือกตามขนาดธุรกิจ ธรรมชาติธุรกิจ งบประมาณ ลองใช้ฟรีก่อน ดูรีวิว และเช็คบริการหลังขาย หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดอย่างเลือกแค่ถูกที่สุด ซื้อแพงเกินไป ไม่เช็คความเข้ากัน ประมาทสำรองข้อมูล ให้คนเดียวดูแล และไว้ใจ 100% โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมช่วยให้ธุรกิจเติบโตและจัดการเงินได้มีประสิทธิภาพ
